ޢަބްދުލްޢަޒީޒު ޖަމާލު އަބުބަކުރު
ސިޓީލިޔުމާއި މި ބާވަތުގެ ފަންނުގެ މާހިރުން ވިދާޅުވާ ގޮތުގައި މަސައްކަތުގެގެ ދާއިރާގައި ސިޓީބިޓީގެ މުޢާމަލާތުގައި ސިޓީ ލިޔާއިރު، ކުރަންޖެހޭ އެންމެ މުހިއްމު ކަމަކީ އެ ސިޓީ  ރައްދުވާފަރާތް I.M.P.R.E.S.S (ޝައުޤުވެރި) ކުރުމަށް ސަމާލުވުމެވެ. I.M.P.R.E.S.S ރަމްޒުކޮށްދެނީ އިނގިރޭސިބަހުގެ 7 ލަފުޒަކުން ދޭހަވާ މާނަ އެވެ. މި ވާހަކަ ތަންކޮޅެއް ތަފުޞީލުކޮށް ބަޔާންކޮށްލާނަމެވެ.

ރަސްމީ ސިޓީ އިބާރާތްކުރުމުގައި ތިރީގައިވާ ކަންކަމަށް ސަމާލުވާންވާނެއެވެ.

އިމްޕްރެސްގެ  “އައި” އަކުރަކީ Idea މި ލަފުޒުގެ ފެށޭ އަކުރެވެ. ސިޓީގެ ބޭނުމާއި މަޤްޞަދު ރަނގަޅަށް ސާފުކޮށް އަންގައިދިނުމެވެ. ސިޓީގެ މައިގަނޑު ޚިޔާލު ޞަރީޙާކޮށް އެނގުމެވެ.

Method މި ލަފުޒުން ނެގޭ “އެމް” އަކުރު ބާރުއަޅަނީ ސިޓީގެ މުހިއްމު ނުކުތާތައް ރަނގަޅަށް ރާވައި ތަރުތީބު ކުރުމެވެ.

Paragraphs  މި ލަފުޒު ފެށޭ “ޕީ” އަކުރަކީ ރަނގަޅު ފެށުމަކާއި ނިންމުމެއް ހިމެނޭ ގޮތުން އެކި ޕެރިގްރާފުތައް ރާވައިލުމުގެ ރަމްޒެވެ.

“އާރ” އަކުރުން ފެށިފައިވާ Recipient ން ބާރު އަޅަނީ ސިޓީ ރައްދުވާ ފަރާތުގެ މަގާމާއި ހައިސިއްޔަތު ރަނގަޅަށް އޮޅުން ފިލާފައި އޮތުމެވެ. އެހެނީ ސިޓީ ލިބޭ ފަރާތުގެ ނަމާއި މަޤާމާއި ޙައިސިއްޔަތު އެނގިގެން ނޫނީ ލިޔާ ސިޓީ މުޚާޠަބު ކުރުމާއި ސިޓީގެ ހުށަހެޅުން ޢިބާރާތްކުރުން ފަސޭހައެއް ނުވާނެ އެވެ.

Emphasis މި ލަފުޒު ރަމްޒުކޮށްދެނީ ސިޓގެ އިބާރާތާއި ބަހުރުވައަށް ނުވަތަ ސިޓީގެ ރާގަށް ސަމާލުވުން މުހިއްމުކަމެވެ.

Style     އިން ނެގިފައިވާ “އެސް” އަކުރުން ބާރުއަޅަނީ ސާފުކޮށް ކުރުކޮށް ބަޔާންކުރުމާއި ސިޓީ ބައްޓަންކުރުމުގެ ވައްޓަފާޅިއާއި ފާޑުވެރިކަމަށެވެ.
Safety އިން ރަމްޒުކޮށްދެނީ ސިޓީ ލިޔާ މީހާގެ ސަލާމަތާއި ރައްކާތެރިކަމަށް ސަމާލުކަން ދިނުމެވެ. ސިޓީގައި ކުށްހުރިތޯ އާއި މުޙިއްމު ޕޮއިންޓެއް ވައްޓިފައިވޭތޯ ބަލައި ޗެކްކޮށް ގާނޫނީ ނުވަތަ އުސޫލީ މައްސަލައެއް ދިމާ ނުވާނެގޮތަށް  އިބާރާތް ކުރުމެވެ.

މި 7 ނުކުތާއަށް ސަމާލުކަން ދިނުމުގެ އިތުރުން ސިޓީ ފޮނުވާ މަޤުޞަދު ޙާސިލްކުރުމަށްޓަކައި ސިޓީ ލިޔަން ފެށުމުގެ ކުރިން ވިސްނައިލަންޖެހޭ ކަންތައްތަކެއް ވެސް އެބަ ހުއްޓެވެ. އެ ކަންތައްތަކަކީ:-
–    ސިޓީގައި ހިމަނާނެ މައުލޫމާތު
–    އެންމެ ރަނގަޅަށް ސިޓީ ހުށައަޅާނީ ކިހިނެއްތޯ
–    ރައްދުވާ ފަރާތުގެ އިތުރުން ސިޓީގައިވާ މައުލޫމާތުތައް ލިބޭނީ ކޮންފަރާތްތަކަކަށްތޯ
–    ސިޓީ ފޮނުވާ ތާރީޚް
–    ފޮނުވާނެ ގޮތް
–    ލިބޭނެ ކަމަށް ހީވާ ޖަވާބު
–    ސިޓީ ހުށައަޅާ ފޯމެޓް
–    
ހަނަދުމަފުޅު ބަހައްޓަވަންވީ ސިޓީ އަކީ ހަމަ އެކަނި އޭގައިވާ ލިޔުން ކޮޅެއް ނޫންކަމެވެ. އޭގައިވާ ޢިބާރާތުގެ އިތުރުން އެ ސިޓީ ރައްދުވާ ފަރާތަށް އިތުރު ވަރަށް ގިނަ މެސެޖްތަކެއް މުޅި ސިޓީ އިން ލިބޭނެ އެވެ. އެކަންކަމުގެ މައްޗަށް ބަލައިލާނަމެވެ.

1.    ސިޓީ ލިޔާ ކަރުދާހުގެ ފެންވަރު

–    ކަރުދާހުގެ ބޯމިނާއި، ކުލަ އާއި ޓެކްސްޗަރ އާއި ސާފުތާހިރުކަމުން ސިޓީ ފޮނުވާ ފަރާތް ނުވަތަ އޮފީހުގެ ހައިބަތާއި އެ ރައްދުވާ ފަރާތަށް ދެވިފައިވާ ސަމާލުކަން ރަމްޒުކޮށްދެއެވެ. ދެރަ އަދި ހަޑިވެފައިވާ ކަރުދާހެއްގައި އޮތް ސިޓީއެއް ލިބޭ ފަރާތަކަށް އޭނައަށް އެހާ ސަމާލުކަމެއް ދިފައިނުވާ ކަމާއި މުޙިއްމު ނޫންކަމުގެ އިޙްސާސެއް ކުރެވެއެވެ. ސިޓީ ވަނީ ރީތިކޮށް ފަށްޖަހާލެވި ސިޓީ އުރައަށް ލައިފައިހެއްޔެވެ؟ ނުވަތަ ބޮނޑިވެފައިހެއްޔެވެ؟ މި ކަމުންވެސް މެސެޖްތަކެއް ދެވެއެވެ.

2.    ސިޓީއުރަ

–    ސިޓީއުރަ އާއި ސިޓީއާއި ގުޅޭހެއްޔެވެ؟
–    ލިބޭ ފަރާތުގެ ނަން ވަނީ ޓައިޕްކުރެވިފައިހެއްޔެވެ؟ ނުވަތަ އަތުން ލިޔެވިފައި ހެއްޔެވެ؟
–    ފޮނުވާ ފަރާތް އެންގެން އެބައޮތް ހެއްޔެވެ؟

3.    އޮފީހުގެ ނުވަތަ ކުންފުނީގެ ލޯގޯ އާއި ނިޝާން
–    އޮފީހުގެ ނުވަތަ ކުންފުނީގެ ލޯގޯ އާއި ނިޝާން ސިޓީއާއި އުރައިގައި އެބަހުރި ހެއްޔެވެ؟

4.    ލިޔެފައިވާ ގޮތް

–    ސިޓީގައިވާ ލިޔުން ފަސޭހައިން ކިޔަން އެނގޭހެއްޔެވެ؟
–    ސިޓީ ވަނީ ޓައިޕްކުރެވިފައި ހެއްޔެވެ؟ ނޫނީ އަތުން ލިޔެލާފައި ހެއްޔެވެ؟
–    ސޮއި ވަނީ އަތުން ކޮށްފަހެވެ؟ ނޫނީ ޕްރިންޓް ނުވަތަ ސްޓޭމްޕް ކުރެވިފައި ހެއްޔެވެ؟

5.    އިތުރަށް ފާހަގަކުރާނެ ބައެއް ކަންކަން

–    މިއީ ޚާއްސަކޮށް ތިމަންނައަށް ފޮނުވިފައިވާ އެއްޗެއްހެއްޔެވެ؟ ނޫނީ އެތައް ހާއްސައެއްޗަކުން އެކަތި ހެއްޔެވެ؟
–    އެޑްރެސް ކުރެވިފައިވަނީ ރަނގަޅަށްހެއްޔެވެ؟
–    ނަމާއި، މަގާމް އަދި ތަނުގެ ނަން އަޅަފައިވަނީ ރަނގަޅަށް ހެއްޔެވެ؟ އިމްލާކުށް އެބަހުރިހެއްޔެވެ؟
–    އަދި މިފަދަ ވަރަށް ގިނަ އެތައް ކަމަށް ބަލަންޖެހެއެވެ.

ރަސްމީ ސިޓީ ލިޔާ ބައެއް މަޤުޞަދު

–    އޮފީހުން ބޭރުގެ ފަރާތްތަކާއި އެކު ރަސްމީ މުޢާމަލާތްކޮށް މުވާސަލާތްކުރުމަށް
–    އޮފީހުން ކުރެވޭ މަސައްކަތުގެ ނުވަތަ އަލަށް ތައާރަފްކުރާ ކަންކަމުގެ މައުލޫމާތު ކަމާ ބެހޭ ފަރާތްތަކަށް ދިނުން
–    ސިޓީ އާއި އެކު ހުށައެޅޭ އެހެން ލިޔުމާއި ތަކެތީގެ މަޢުލޫމާތު ދިނުން
–    ޝަކުވާތަކަށް ޖަވާބު ދާރީވުމަށް
–    ކުރީގެ ބައްދަލުވުންތަކުން ފާހަގަކުރެވިފައިވާ މުހިއްމު ޕޮއިންޓްތައް ފާހަގަކޮށް ޚުލާސާކޮށް މައުލޫމާތަށްޓަކައި ނުވަތަ އަމަލުކުރުމަށް ހުށައެޅުން
–    ބައްދަލުވުންތައް ހަމަޖައްސާ ބައިވެރިވުމަށް ހުށައެޅުމާއި އެޖެންޑާ ފޮނުވުން
–    މަސައްކަތްތަކާއި ކުރު މަޝްރޫޢުތައް ކުރިއަށްދާ މިންވަރު އެންގުން
–    ވަޒީފާއަށް އެދި ހުށައެޅުމަށް

ލިބޭ ސިޓީއަށް ޖަވާބު ދިނުން

މިބައިގައި ޚާއްސަކޮށް ބަލާލާނީ ޝަކުވާގެ ސިޓީއަކަށް ނުވަތަ ކަމެއް އޮޅުންފިލުވުމަށް ހުށައަޅާ ސިޓީއަކަށް ޖަވާބު ދިނުމުގައި ސަމާލުވާންވީ ކަންކަމަށެވެ.

މަރުޙަބާއާއި ޝުކުރުގެ ސިޓީތަކަކީ ވަރަށް އުފަލާއި އެކު ބަލައިގަނެވޭ ތަކެއްޗެވެ. މި ސިޓީތަކަށްވެސް ޝުކުރުގެ ރައްދެއް ފޮނުވަންވާނެ އެވެ. އެހާވަރުން ފުދޭނެ އެވެ. މި ފަދަ ސިޓީއަކީ މާބޮޑު މަސައްކަތްތަކެއް ކުރާކަށް ނުޖެހޭނެ އެވެ. ނަމަވެސް ކަމެއް އޮޅުންފިލުވުމަށް އަދި ކަމެއްގެ ނުވަތަ މީހެއްގެ ޝަކުވާޔާއިގެން ފޮނުވޭ ސިޓިތަކަކީ ވަރަށް ބޮޑަށް އެ ތަކެއްޗަށް ޖަވާބު ދިނުމުގައި ފަރުވާތެރިވާންޖެހޭ ލިޔުންތަކެކެވެ. އެހެނީ އެ ސިޓީ ފޮނުވި ފަރާތަށް ވެސް އަދި ހަމަ ލިބުނު ފަރާތަށް ވެސް އެ ސިޓީގެ ޖަވާބަކީ ވަރަށް މުޙިއްމު އެއްޗަކަށް ވާނެތީ އެވެ.

މި ގޮތުން އޮފީހަށް ލިބޭ ސިޓީތަކާއި ފޮނުވޭ ސިޓީގެ މައުލޫމާތު ވަރަށް ފަރުވާތެރިކަމާއެކު ރޭވި، އޭގައިވާ ހުށައެޅުންތަކާއި ކަންކަން ރަނގަޅަށް ބަލައި، ރައްކާކުރެވެންވާނެ އެވެ.

ވަރަށް ރަނގަޅަށް ކަންކަމަށް ބަލައި އިބާރާތްކުރެވިފައިވާ ޝަކުވާގެ ސިޓީއަކަށް އަވަސް އަރުވައިލައިގެން ފޯނަކުން ނުވަތަ ފެކުހަކުން ޖަވާބެއް ނުދެވޭނެ އެވެ. އެ ފަދަ ސިޓީއަކަށް ޖާވާބު ދިނުމުގައި ވެސް ރަނގަޅަށް މަޢުލޫމާތު އެއްކޮށް ފަރުވާތެރިކަމާއެކު ޖަވާބުދިނުމަކީ ވަރަށް މުހިއްމު ކަމެކެވެ. އެހެންނޫން ނަމަ އެހީ ޝަކުވާ އިތުރުވެ މުޅި އޮފީސް ވެސް ބަދުނާމުވާނެ ކަމަކަށް ވެދާނެ އެވެ.

ޝަކުވާގެ ސިޓީއެއް އެހެންފަރާތަކަށް ފޮނުވަންޖެހިއްޖެ ޙާލަތެއްގައި ރަނގަޅަށް ކަން އޮތް ގޮތް ބަލައި މައްސަލަ ސާފުވާނޭ ގޮތަކަށް ހުށައެޅުމަށް ސަމާލުވާންވާނެ އެވެ. އަދި ހުށައަޅާ ޝަކުވާ އަކީ ޙައްޤުންކުރެވޭ ޝަކުވާއެއްތޯ ބަލައި ފޮނުވާ ފަރާތަށާއި ރައްދުވާ ފަރާތަށް މި ސިޓީގެ ސަބަބުން ޤާނޫނު މައްސަލައެއް ދިމާވެދާނެތޯ ވެސް ބަލައި ސަމާލުވާންވާނެ އެވެ.

ޝަކުވާގެ ސިޓީއަށް ޖަވާބު ދޭއިރު ސަމާލުވާންޖެހޭ ކަންތައްތައް:

–    ކޮށްފައިވާ ޝަކުވާއާ ބެހޭ މައްސަލަ ރަނގަޅަށް ދިރާސާކޮށް މަޢުލޫމާތު އެއްކުރުން
–    ހުށައަޅައިފައިވާ ކަންކަމުގެ ޙަޤީޤަތް ރަނގަޅަށް ބަލައި އަދި ދެވޭ ޖަވާބުގައި ވެސް ރަނގަޅަށް ހަޤީޤަތް ބަޔާންކުރުން
–    ޝަކުވާކޮށްފައިވާ ފަރާތަށާއި ގުޅުން ބަދަހިވެ އޮފީހާމެދު އިތުބާރު އިތުރުވާނެ ގޮތަށް ސިޓީ ޢިބާރާތް ބެހެއްޓުން
–    ޝަކުވާ އަކީ އޮފީހުގެ ހިންގުމާ ކަންކަން ހަރުދަނާކުރުމަށް ލިބޭ މަޢުލޫމާތެއް ކަމުގައި ދުށުން
–    މިފަދަ ސިޓީތަކަކީ އޮފީހުން ޚިދުމަތްދޭ ފަރާތްތަކާއި އޮފީހާ ދެމެދު ކުރެވެންޖެހޭ މުއާޞަލާތުގެ ބައެއް ކަމުގައި ދުށުން

———————–

About the author
- ތިރީގައި މިވަނީ މި ލިޔުންތެރިޔާގެ ބައެއް އިތުރު ލިޔުމެވެ. ލިޔުންތެރިޔާގެ ހުރިހައި ލިޔުމެއް ހޯއްދަވާން ބޭނުންފުޅުނަމަ މި ލިޔުމުގެ މަތީގައިވާ ލިޔުންތެރިޔާގެ ނަންފުޅަށް ފިއްތަވައިލައްވާށެވެ. ނުވަތަ މި ސަފުހާގެ އެންމެ ތިރީގައި އެވާ 'ލިޔުންތެރިން' ގެ ލިސްޓުން ލިޔުންތެރިޔާގެ ނަންފުޅު ޚިޔާރު ކުރައްވާށެވެ.
4 Comments
  1. ކޮކާ

    ސިޓީގެ އޮނިގަނޑު ބަލާލެވެން އޮތްނަމަ... 😥

    (1)(0)
  2. ިިިލލލ

    🙁 😮 :lol 😕 : 😉 😐 😕 :zzz :sigh: 😮 😥

    (0)(0)
  3. މާޖިދު

    ސާމްޕަލްއެއް އޮތްނަމަ

    (1)(0)
  4. މާޖިދު ފަރެސް

    ރަސްމީސިޓީގެ މސާލެއް ދައްކުވައިދިންނަމަ

    (4)(0)